Jak komunikować zmiany w różnych kulturach organizacyjnych?

Mówi się, że jedyną stałą rzeczą w przyrodzie są zmiany. Tak samo jest w biznesie –  przedsiębiorstwa, by się rozwijać, muszą cały czas ewoluować, bo to właśnie tworzy rynek. Zmiany jednak wzbudzają w ludziach strach – wobec tego ich wprowadzenie nie jest łatwe. Aby uniknąć problemów proces ten należy odpowiednio zakomunikować pracownikom. To, jak to zrobimy natomiast, powinno zależeć od obowiązującej kultury organizacyjnej. 

Czym jest kultura organizacyjna?

Kultura organizacyjna to normy społeczne, systemy wartości i zachowań. Łączy ze sobą wszystkich pracowników organizacji, poprzez niespisane, podświadome zasady. Tworzy wspólne oczekiwania, poglądy i przekonania, a także reguły obowiązujące w relacjach międzyludzkich, czy też stosunku do samej organizacji. Kultura organizacyjna istnieje w każdej firmie. Jest ona jednym z czynników, które integrują ze sobą ludzi i wpływają na ich percepcję – wyznaczają bowiem sposób, w jaki postrzegają oni otoczenie. Ma ona funkcje adaptacyjne – dzięki niej pracownicy tworzą schemat reagowania na zmiany. Z tego właśnie powodu jest kluczowa w przypadku komunikowania informacji o nadchodzących ewolucjach. Dzięki poznaniu kultury możemy wyjaśnić ludzkie zachowania, a także wybrać odpowiednie metody reakcji na nie. A jak komunikować zmiany w różnych kulturach organizacyjnych? Wyróżnić możemy 4 typy kultury organizacyjnej – to, jak zakomunikujemy zmiany, zależy od tego, która istnieje w naszej firmie. Badanie kultury pozwoli zdiagnozować, który rodzaj dominuje w naszym przedsiębiorstwie.

Władzy

Władza jest scentralizowana w rękach jednej osoby lub wąskiej grupy, wokół których koncentruje się cała firma. Sprawdza się głównie w małych organizacjach. W sytuacji utraty lidera może zapanować chaos. Dodatkowo brakuje tutaj miejsca na obiektywne i świeże spojrzenie, jako że wszelkie decyzje podejmują te same, często zamknięte na opinię innych, osoby.
Informacja o zmianach musi wyjść od lidera. Dzięki otwartej komunikacji ze strony przywódcy proces przeobrażenia i wszystkie powiązane z nim działania staną się wiarygodne, a także nieodwołalne. Brak takiej informacji wprowadzi zamęt i nieporozumienia. 

Roli 

Opiera się na biurokracji oraz ściśle ustalonych procedurach. Najważniejsze są racjonalnie wyznaczone cele, a władza uzależniona jest od pozycji w hierarchii firmy. Człowiek jest postrzegany przez stanowisko, które pełni – nie przez to, jaką jest osobą. Skuteczna w stabilnym i spokojnym otoczeniu.
Komunikat o nadchodzących zmianach powinien opierać się na procedurach i ściśle ustalonych schematach. Kluczowe jest więc stworzenie planu zmiany i pokazaniu kroków działania. Plan taki powinien zostać zaprezentowany w każdej komórce organizacyjnej, jako że komunikacja pomiędzy działami, może być w tej kulturze utrudniona. 

Celu

Badanie kultury wykazało, iż ten typ opiera się na pracy zespołowej i realizacji zadań. Najważniejsze jest tutaj osiągniecie założonego celu, czego często nie da się zrobić samodzielnie. Pozycja w firmie wynika z wiedzy i doświadczenia jednostki.

Organizacja charakteryzująca się tą kulturą jest elastyczna i łatwo dopasowuje się do rynku, wobec tego wprowadzenie zmiany nie powinno być trudne. Ważne, by komunikat o niej połączyć z postawieniem nowego celu do zrealizowania. Ponieważ największym szacunkiem cieszą się osoby z dużymi kompetencjami, to właśnie one powinny przekazać komunikat zespołowi. 

Jednostki

W tej kulturze firma nie podejmuje decyzji względem pracownika – jest nastawiona jedynie na zaspokojenie jego potrzeb i stworzenie przyjemnego miejsca pracy. Brakuje tutaj jakiejkolwiek struktury. Najczęściej spotykana w instytucjach zrzeszających wolne zawody – teoretycznie pracownicy działają jako firma, jednak w rzeczywistości są osobnymi bytami. Ponieważ to jednostka jest tutaj centrum zainteresowania i to ona podejmuje decyzje – wszelkie zmiany są wprowadzane przez samych pracowników.