Siła feedbacku w pracy

W roku 2014 firma Willis Towers Watson przeprowadziła badanie, które dowiodło, że feedback i docenienie pracownika są najważniejszymi czynnikami podnoszącymi efektywność managera i zaangażowanie zespołu. Okazało się również, że brak feedbacku w pracy może wywoływać stres związany z wykonywaną pracą. Na czym więc polega siła feedbacku? Jak go dobrze przeprowadzać? I jakich używać narzędzi?

Co to jest feedback?

Feedback jest pojęciem bardzo szerokim. Polskim terminem, najbliższym feedbackowi jest po prostu informacja zwrotna. Termin ten bardzo często pojawia się w biznesie, w przedsiębiorstwach, czy korporacjach. Jednak informacja zwrotna towarzyszy nam tak naprawdę w życiu codziennym – w komentarzach, jakie słyszymy, opiniach kolegów, czy odpowiedziach na zadane pytania. Dzięki temu, dowiadujemy się na bieżąco jak otoczenie ocenia nasze działania.

Często feedback wywołuje negatywne skojarzenia – głównie związane z krytyką czyjegoś zachowania. Dlatego tak ważne jest, aby przekazywana informacja zwrotna była zawsze konstruktywna. Nawet, jeżeli uważamy czyjeś zachowanie za niewłaściwe, warto przekazać tę informację w taki sposób, aby nie zdemotywować tej osoby, ale raczej popchnąć ją do rozwoju. Informacje o popełnionych błędach pozwolą nam uniknąć ich w przyszłości. Jednakże należy również pamiętać, że feedback to nie tylko informacje o niewłaściwych zachowaniach. To także wyrażanie uznania i pochwał odnośnie zachowań właściwych. Jest to równie ważne zarówno dla utrzymania motywacji danej osoby, ale także jej rozwoju i realizacji jej celów.

Jak prowadzić feedback?

Rozmowa feedbackowa prowadzona przez przełożonego powinna mieć na celu wzmocnienie właściwego zachowania pracownika lub korektę zachowania, które uważamy za niewłaściwe. Ważne jest, aby takiej informacji zwrotnej udzielać na bieżąco, czyli na przykład po wystąpieniu danej sytuacji, którą zaobserwowaliśmy. Informacja, której udzielamy powinna być także krótka, jasna i rzetelna. Powinna dotyczyć jednej, konkretnej sytuacji. Istotne jest także, aby oceniać zachowanie, a nie osobę. Ocena powinna być oparta na faktach, a nie wyobrażeniach lub interpretacjach. Rozmowę feedbackową można przeprowadzić w czterech etapach:

• Opis sytuacji lub kontekstu – warto zacząć od tego punktu, ponieważ nada to ramy dalszej rozmowie. Pracownik będzie wiedział, o jaką konkretnie sytuację chodzi.
• Obserwacja – czyli to, jak pracownik zachował się w danej sytuacji.
• Efekt – jakie były konsekwencje wspomnianego wcześniej zachowania. Mogą to być zarówno pozytywne, jak i negatywne wyniki.
• Oczekiwanie – czyli to, jakiego zachowania oczekujemy od pracownika w przyszłości. Jeśli zachowanie pracownika w danej sytuacji było właściwe, warto je wzmacniać, aby w przyszłości zachował się podobnie. Jeśli jednak zachowanie było niewłaściwe, warto zaproponować pracownikowi inny, alternatywny sposób reagowania, który byłby dla nas zadowalający.

Należy jednak pamiętać, że pracownik może mieć inną perspektywę odnośnie danej sytuacji i zachowania. Warto poznać jego zdanie, a także jego ocenę danej sytuacji.

Jakich narzędzi możemy użyć?

Czytając o feedbacku, myślimy głównie o informacji zwrotnej udzielanej przez przełożonego. Jednakże bardzo ważna jest także informacja zwrotna od współpracowników, podwładnych, czy nawet klientów. Takie informacje możemy zdobyć przeprowadzając Ocenę 360^o. Polega ona na wypełnieniu przez wspomniane wyżej kręgi ankiety, dotyczącej wybranego pracownika. Uczestnicy oceniają w niej wybrane aspekty, istotne z punktu widzenia danego stanowiska czy wartości firmy. Ankietę może przygotować wewnętrzny dział HR lub zewnętrzna agencja doradztwa personalnego.

Ocena 360^o pozwala na zdobycie informacji z wielu różnych źródeł, dzięki czemu jest metodą obiektywną i rzetelną. Uczestnicy udzielają anonimowych odpowiedzi, co daje gwarancję poufności, a także zwiększa szanse na przekazanie szczerych informacji. Na ich podstawie powstaje raport, który zawiera wielowymiarowe informacje zwrotne na temat funkcjonowania danego pracownika. On sam również wypełnia ankietę, dzięki czemu porównać może własną ocenę siebie z ocenami otoczenia. Ocena 360^o pozwala na odkrycie mocnych stron i obszarów, które pracownik powinien jeszcze rozwijać. Dzięki tej metodzie, łatwiej jest także planować ścieżki rozwoju i kariery dla danego pracownika.

Informacji zwrotnej potrzebują nie tylko pracownicy z mniejszym doświadczeniem, czy niepewni własnych umiejętności. Potrzebę feedbacku w pracy dostrzegają także wielcy odkrywcy, przedsiębiorcy, czy ludzie sukcesu. Bill Gates powiedział kiedyś, że “Wszyscy potrzebujemy ludzi, którzy udzielają nam feedbacku. Tak się rozwijamy i doskonalimy.” Warto zatem, aby przełożeni pamiętali o udzielaniu swoim pracownikom regularnego feedbacku w pracy, oczywiście z zachowaniem zasad, o których mowa powyżej. Będzie to z pewnością dobry krok w kierunku rozwoju swojego zespołu, a także całej organizacji.