Narzędzia komunikacji wewnętrznej

Pracując w organizacji chcemy, a także potrzebujemy wiedzieć, jakie są plany firmy, jej cele czy misja. Dobrze jest też mieć informacje o najnowszych wydarzeniach (które np. organizuje dział EB lub marketingu) lub też nowych procesach i zaleceniach. Wszystko to jest powiązane ze sprawnym funkcjonowaniem komunikacji wewnętrznej. Dotyczy ona również zbierania uwag i sugestii od zatrudnionych osób i zachęcania ich do udziału w eventach i angażowania się w życie firmy. Przez nią przekazywane są też materiały rozwojowe i informuje ona o tym, co się dzieje w życiu przedsiębiorstwa. Odpowiedni przepływ takich danych w firmie jest bardzo istotny. Jeśli jest zaburzony – może być powodem niedopowiedzeń, a w rezultacie konfliktów. Wpływać też może na obniżenie motywacji pracowników. Narzędzi, które umożliwią sprawną komunikację wewnętrzną, jest wiele – przyjrzyjmy się im dzisiaj.

Newsletter

Bardzo popularna opcja. Może być publikowany w formie emaila, posta na blogu lub na portalach społecznościowych. Zbierają najważniejsze informacje i w zwartej formie przekazują do pracowników. Powinien być tworzony i dystrybuowany w określonym przedziale czasu – często spotyka się opcję co tydzień lub dwa. Minusem tego rozwiązania jest ryzyko, iż pracownik zignoruje wiadomość (np. przez nadmiar e-maili).

Blog

Służy do dzielenia się wiedzą (np. odnośnie wykorzystania danej technologii w projekcie) przez doświadczone osoby. Możemy tam znaleźć również informacje o funkcjonowaniu firmy lub najważniejsze ogłoszenia. Dobrze, jeśli posiada opcję komentarzy – wówczas to pracownicy stają się częścią procesu komunikacji. Blog musi jednak żyć – wobec tego powinniśmy go regularnie aktualizować.

Korporacyjne social media

Gdzie jeszcze pracownicy mogą komentować i zadawać pytania? Pod postami na social mediach. Każdy z nas korzysta z tych narzędzi w prywatnym życiu, dlatego ich przeniesienie do sfery zawodowej było jedynie kwestią czasu. Ta opcja pozwala na szybkie dotarcie z newsami do grupy odbiorców oraz umożliwia dwustronną komunikację.

Intranet

Pod tym pojęciem kryje się wewnętrzna strona lub portal firmy. Znajdziemy tam wszystkie informacje na temat jej funkcjonowania, procesów w niej obowiązujących, dokumentów, czy też wiadomości. Każda osoba poszukująca takich danych może je właśnie tam znaleźć. Jest to baza wiedzy firmy. Natłok informacji może być jednak kłopotliwy – dlatego niezwykle istotne jest trzymanie w niej porządku, tak by odnalezienie informacji było łatwe.

Narzędzie do współpracy zespołowej

Pandemia sprawiła, że tego typu oprogramowanie przeżyło rozkwit. Sprawne komunikowanie się zdalnie było kluczowe w tym okresie – i dalej pozostaje. Przykładem narzędzi mogą być Slack czy Microsoft Teams. Umożliwiają one natychmiastową komunikację w formie czatu pomiędzy zatrudnionymi osobami. To jednak nie wszystko. Istnieje też opcja tworzenia grup (np. w ramach projektu, gdzie dyskusje prowadzone są na dany temat), jak również wymiany plików (są one również przechowywane w danej grupie). Takie narzędzie ograniczania wiadomości email i pozwala na szybsze załatwianie spraw. Komunikacja jest szybka i dwustronna a przy tym kompleksowa.

Co wybrać?

Zapewnienie odpowiedniej komunikacji wewnętrznej jest trudniejsze niż się nam wydaje. Narzędzi, tak jak i informacji do przekazania, jest dużo. Czy istnieje jakiś uniwersalny sposób? Niestety nie – każda organizacja i ludzie w niej pracujący są inni. Trzeba więc wybrać opcję, która najbardziej dopasowaną do nas. Sugerujemy jednak nie korzystać ze wszystkich sposobów naraz. Zbyt duża liczba kanałów i przesyt informacyjny też nie jest dobry. Pomysłem jest, by spróbować każdego z narzędzi po kolei, a następnie zapytać pracowników, które z nich najbardziej im odpowiada.