Model kompetencji od podszewki

Zarządzanie przez kompetencje to część składowa strategii zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie. Kompetencje pracowników mają bowiem kluczowe znaczenie dla osiągania założonych celów firmy.  W związku z tym, że firma powinna nieustannie budować przewagę konkurencyjną, kompetencje nieodłącznie związane są z wizją, strategią i wartościami organizacji. Efektywnym narzędziem służącym podnoszeniu jakości procesu zarządzania zasobami ludzkimi w nowoczesnej i profesjonalnej organizacji jest model kompetencyjny. Czym jest, jak go zbudować i co daje organizacji? 

Czym jest model kompetencji?

Cofnijmy się do roku 1990, kiedy to dwóch naukowców, Gary Hamel oraz C.K. Prahalad opublikowało w piśmie „Harvard Business Review” artykuł The core competence of the corporation. Opisali w nim różne podejścia dużych amerykańskich firm do strategii zarządzania i zwiększania efektywności na rynku. Zauważyli, iż pewne organizacje mają zbiór podstawowych kompetencji, który determinuje ich konkurencyjność i jest ich największą siłą na rynku. Kiedy dostrzeżono, że opis takich kompetencji, pomaga stworzyć firmie strategię konkurencyjności i wzmocnić działania do osiągnięcia celu, zaczęto używać tego mechanizmu do opisu nie tylko organizacji, ale także jej członków. W ten sposób powstał model kompetencyjny, czyli podstawowe narzędzie sprzyjające zarządzaniu w nowoczesnej i profesjonalnej organizacji. 

A czym są kompetencje? Pod pojęciem kompetencji rozumie się zespół cech i zachowań, które są istotne w funkcjonowaniu konkretnej organizacji. Do kompetencji pracowników można zaliczyć: wiedzę, umiejętności, uzdolnienia, style działania, osobowość, wyznawane zasady, zainteresowania. Warto pogrupować je na kilka kategorii. W jednej znajdą się te, które są wspólne dla większości pracowników, np. w firmie, która współpracuje ze szwedzkim inwestorem, będzie to znajomość języka szwedzkiego lub angielskiego na dobrym poziomie, w kolejnej kategorii umieścimy tylko specjalistyczne umiejętności wymagane na danym stanowisku, do następnej kategorii przyporządkujemy kompetencje kierownicze itd.

Co daje wdrożenie modelu kompetencyjnego?

Modele kompetencyjne pozwalają nie tylko usprawnić procesy HR-owe i poprawić skuteczność działania pracowników, ale wpływają również wymiernie na osiągnięcie celów biznesowych firmy. Wprowadzenie modelu kompetencyjnego do firmy ma służyć tworzeniu pożądanej kultury organizacyjnej, podnoszeniu jakości działania pracowników, wspomaganiu ich rozwoju, a także wdrożeniu dobrych standardów i właściwych praktyk komunikacji między pracownikiem i kierownikiem.  System kompetencji pozwala w jasny i przejrzysty sposób zaplanować szereg działań. W pierwszej kolejności wymienia się rekrutację. Opisy kompetencji pomagają stworzyć szczegółowy profil kandydata oraz dobrać narzędzia rekrutacyjne i selekcyjne. Znając wymagane kompetencje, łatwiej znaleźć odpowiedniego pracownika. Po drugie, model kompetencji stanowi doskonałe źródło informacji dla nowego pracownika na temat oczekiwań firmy i kryteriów oceny postaw i efektów pracy, sprzyja więc adaptacji nowych pracowników.  Z kolei w późniejszym czasie ułatwia ich ocenianie, w szczególności przeprowadzenie projektów assessment centre i development centre oraz systemów oceny pracowników (oceny 180° i 360°), podczas których i tak konieczne staje się ustalenie kompetencji pracowników. 

Model kompetencyjny przydaje się także podczas planowania awansów i szkoleń. Znając wymagane kompetencje na wyższym stanowisku, każdy wie co trzeba osiągnąć, by piąć się w górę. W modelu kompetencyjnym określa się luki kompetencyjne i nadwyżki, dzięki którym managerowie wiedzą kogo i na jakie szkolenie wysłać. Aby wszystkie powyższe cele mogły być osiągnięte, model kompetencyjny powinien być dopasowany do obecnych i przyszłych potrzeb firmy i powinien być współtworzony z kadrą kierowniczą firmy.

Jak tworzy się model kompetencyjny?

Model kompetencyjny powinien określać standardy pożądanych zachowań i stanowić dla pracowników i kierowników wspólną płaszczyznę komunikacyjną. Jednocześnie jako narzędzie używane do zarządzania pracownikami i ich oceny powinien być prosty, a zasady jego używania jasne dla wszystkich.  Budując model kompetencji dla całej organizacji warto przede wszystkim zastanowić się, jakie kompetencje są ważne w danej firmie. Następnie dobrze jest rozważyć ich pogrupowanie, np. w zależności od tego, czy dotyczą one wszystkich pracowników firmy, czy tylko wybranej grupy. Przykładowo można dokonać podziału ze względu na poziom stanowisk w hierarchii firmy np. na kompetencje specjalistyczne, managerskie i ogólnofirmowe, czyli wspólne dla wszystkich. Sposób formułowania i grupowania kompetencji w dużym stopniu zależy od tego, co w danej organizacji jest ważne i na co należy położyć nacisk oceniając i poszukując pracowników, np. dopasowanie do kultury firmy i jej wartości czy umiejętności liderskie. W dalszym etapie tworzenia modelu kompetencyjnego ustala się wymagany poziom kompetencji dla poszczególnych stanowisk. Na koniec dokonuje się walidacji modelu i wdraża się go w strategię zarządzania zasobami ludzkimi.

Dlaczego model kompetencyjny nie działa?

W wielu firmach model kompetencyjny nie spełnia swojej roli i staje się niechcianym obciążeniem, zarówno dla przełożonych, jak i pracowników.  Dlaczego tak się dzieje? Jedną z głównych przyczyn jest niewystarczające wdrożenie modelu. Zaniedbania dotyczą wprowadzenia nowego narzędzia wśród pracowników. Dużym mankamentem jest słabe przygotowanie kierowników do rozumienia funkcji kompetencji, umiejętności przekładania opisów kompetencji na działania swoich pracowników i przekazywania im informacji zwrotnych. Kolejnym powodem jest zbyt pospieszne budowanie modelu.  Zespół budujący model kompetencyjny nie ma wystarczająco dużo czasu, by pracować nad selekcją i definiowaniem obszarów kompetencyjnych, czyli podstawowemu i kluczowemu działaniu, którego prawidłowe przeprowadzenie determinuje dalszy sukces.  
Niepowodzeniu we wdrażaniu modelu sprzyja także jego mała dokładność. Nie działają modele kompetencyjne zbyt ogólne, które powstają, kiedy firma rezygnuje z etapu współtworzenia modelu i przyjmuje gotowe wzorce. Kompetencje i poziomy ich realizacji są opisane tak ogólnie, że zakres ich interpretacji jest bardzo szeroki. Nie dają więc wspólnej płaszczyzny komunikacji a kierownicy niechętnie rozpisują je na działania dla swoich pracowników. Z drugiej strony model nie będzie prawidłowo działał, kiedy będzie zbyt rozbudowany. Obserwuje się często, że w firmach tworzących modele kompetencyjne, włącza się do modelu i opisuje wszystkie prawidłowe działania. Dąży się do rozpisania zachowań z uwzględnieniem niuansów ich natężenia. Powstaje wtedy bardzo rozbudowany model, który może onieśmielać i zniechęcać swoim ogromem.

Czasy, kiedy na danym stanowisku wystarczyły jedynie wiedza i doświadczenie minęły bezpowrotnie. W sytuacji, w której wiele procesów zostało zautomatyzowanych, a proste czynności są wykonywane przez maszyny i komputery, na wielu stanowiskach zwiększył się poziom złożoności działań oraz odpowiedzialności za realizowane procesy. Pracownik musi mieć szersze spojrzenie na swoją pracę i organizację. Również od pracowników wymaga się więcej, m.in. odpowiednich umiejętności, cech osobowości, motywacji, praktycznego wykorzystania wiedzy. Efektywny model kompetencyjny jest narzędziem, które faktycznie wspiera managera, daje kierownikom wiedzę niezbędną do powierzania pracownikom zadań i przyjmowania ról adekwatnych do poziomu ich kompetencji.  Jeżeli nie mamy wdrożonego dobrego modelu kompetencyjnego podejmując decyzje personalne zwiększamy ryzyko narażenia firmy na straty i przypadkową utratę cennych dla firmy kompetencji.