Ocena okresowa – fakty i mity

To, w jakim stopniu firma osiągnie swoje cele zarysowane w strategii, co za tym idzie najprawdopodobniej i sukces, zależy w bardzo dużym stopniu od pracowników, a ich poczynania – od skuteczności systemu oceniania stosowanego w firmie. Jak pokazuje doświadczenie wielu firm, system ocen okresowych może być doskonałym narzędziem wspierającym rozwój organizacji i jej pracowników. Dobrze przygotowany i konsekwentnie wdrożony ułatwia realizację celów biznesowych, podnosi umiejętności, zaangażowanie i satysfakcję pracowników. Oceny okresowe mają jednak swoich przeciwników. Systemy takie postrzegane są czasem jako nieobiektywne, bezużyteczne, demotywujące, a nawet niszczące relacje w zespole. W związku z tak bardzo sprzecznym postrzeganiem ocen okresowych, warto przyjrzeć się tematowi bliżej i wypunktować nie tylko fakty, ale też mity, które narosły wokół oceny okresowej.

Czym jest ocena okresowa?

Systemy ocen okresowych to narzędzie do kompleksowego zarządzania pracownikami w firmach. W zależności od potrzeb organizacji, można zaprojektować systemy oparte o kompetencje, zarządzanie przez cele powiązane z wynagradzaniem i premiowaniem, polityką awansowania, szkolenia i rozwoju pracowników. Systemy ocen okresowych mogą mieć charakter tradycyjnej oceny przez przełożonego (oceny 180°) lub wielostronnej oceny 360°.

Praca na każdym konkretnym stanowisku powinna spełniać określone standardy. Pracodawcy muszą w jakiś sposób sprawdzać, czy te standardy jakości pracy są faktycznie spełniane. Nie zawsze jest tak, że pracownik, który został zatrudniony na dane stanowisko, od początku posiadał wszelkie niezbędne kompetencje. Być może zaczynał od stażu lub dano mu szansę na rozwój. Ocena okresowa weryfikuje, czy dana osoba rozwinęła się w pożądanym kierunku i na jakim poziomie w danym momencie są jej kompetencje. Powodów może być wiele, jednak najczęściej przeprowadza się je po to, by: odpowiednio zarządzać personelem i kierować ich do stosownych działów, weryfikować postępy pracowników zajmujących określone stanowiska, sprawdzać, czy spełniane są standardy pracy czy też lub też sprawdzić jakie szkolenia są najbardziej potrzebne.

Boję się oceny, bo mnie zwolnią

Takie stwierdzenie jest jednym z głównych mitów, narosłych wokół oceny okresowej. Pracownicy boją się ocen dlatego, że jej rezultaty mogą być podstawą uzasadniającą decyzję o zwolnieniu lub likwidacji stanowiska pracy. Oczywiście takie sytuacje też czasem się zdarzają, ale w żadnym wypadku chęć zwolnienia pracownika nie może być bezpośrednim celem oceny. Główne cele oceniania ujmuje się dwojako, jako cel organizacyjny i psychospołeczny. Cel organizacyjny oceniania sprowadza się do uzyskania informacji niezbędnych do podejmowania decyzji personalnych, dotyczących przede wszystkim zatrudnienia pracownika, przemieszczania go wewnątrz organizacji, ustalania potrzeb szkoleniowych, planowania kariery zawodowej określonych pracowników, przyznawania premii, nagrody lub innych wyróżnień czy też, w razie konieczności, nałożenia kar. Cel psychospołeczny oceniania sprowadza się do kształtowania postaw i zachowań pracowników przez regularne dostarczanie im informacji o ich osiągnięciach i niepowodzeniach oraz szansach rozwoju zawodowego.

Ocena okresowa nie jest potrzebna

Częstym błędem jest przekonanie, że managerowie znają swoich pracowników na tyle dobrze, że przeprowadzanie ocen okresowych jest zbędne. Należy jednak zdać sobie sprawę z tego, że przełożony nie postrzega swojego pracownika tylko przez pryzmat jego obowiązków zawodowych. Wspólne spotykanie się na przerwach, lunchach, czy nawet firmowych eventach skutkuje nawiązaniem bardziej prywatnej relacji. Nawiązanie znajomości na facebooku, wspólne wyjście po pracy uniemożliwia skrupulatną i obiektywną ocenę pracownika. W takim wypadku z pomocą przychodzi system ocen okresowych. Ustrukturyzowana rozmowa pozwala skupić się wyłącznie na życiu w pracy: przywołać fakty, najważniejsze wydarzenia, terminy, spełnione i niespełnione obietnice. Pomoże zaplanować przyszłość. Dzięki temu każdy będzie znał swoje priorytety, a praca stanie się bardziej efektywna. System ocen w organizacji sprawia, że staje się ona bardziej formalna, ale też i bardziej sprawiedliwa. Daje szansę pracownikom na poprawę swojej pracy, a co za tym idzie na awans.

Mylić się jest rzeczą ludzką

Nawet system skrojony na miarę potrzeb przedsiębiorstwa nie gwarantuje sukcesu, gdyż praca części oceniających czasem pozostawia sporo do życzenia. Niestety, nie brakuje managerów przeceniających swoje kompetencje w zakresie zarządzania ludźmi. Błędem, wynikającym m.in. z pokusy szybkiego oceniania, jest sugerowanie się wynikami z poprzedniego okresu. Do popularnych „grzechów” należy też bazowanie na ostatnim zachowaniu pracownika. W takim przypadku np. dobre wrażenie zostaje uwypuklone, co z pewnością zaciera rzeczywisty obraz. Innym elementem, który wpływa na ocenę jest niewłaściwa interpretacja cech lub zachowań pracownika. Dzieje się tak, gdy nie znając genezy danej sytuacji, oceniający wyraża swoją opinię, najczęściej negatywną. Częstym błędem jest również kierowanie się sympatią lub antypatią względem kolegi/koleżanki z firmy. Ponadto oceniający może odczuwać lęk przed wystawieniem negatywnej opinii osobie, od której w jakiś sposób jest uzależniony, czy to z racji zajmowanego stanowiska, czy też z powodu relacji prywatnych. Faktem jest, że szef, nawet najlepszy, jest tylko człowiekiem i na pewno nie jest nieomylny. Zdarza mu się, że ocenia swoich pracowników niesprawiedliwie, czasem nawet krzywdząco. Błędy te są w wielu wypadkach popełniane nieświadomie, wynikają po prostu z braku doświadczenia lub wiedzy związanej z procesem oceniania, dlatego tak ważne jest rzetelne przygotowanie managerów do przeprowadzania procesu oceny

Ocena jak w szkole

Porównanie ocen okresowych do szkolnego systemu jest całkiem trafne. Ocena pracownicza to dokument postępów danego pracownika. Cały zespół, ale także każda poszczególna osoba, musi zostać poddana ocenie. Procedury muszą zostać zachowane. Wiadomo, kto ocenia pracownika, za jaki okres, według jakich kryteriów i narzędzi. Ocena okresowa to ocena regularna – roczna, półroczna albo kwartalna. Chociaż w każdej firmie inaczej przeprowadzana, posiada wspólne cechy. Oceny mogą być takie, jak w szkole, w skali 6-stopniowej: najlepsza jest celująca, a najgorsza niedostateczna. Przełożony dokonujący oceny podwładnego musi najpierw przedstawić opis konkretnego stanowiska pracy, obowiązki z niego wynikające, mapę kompetencji (jakie wykształcenie, kwalifikacje i umiejętności powinien mieć pracownik to stanowisko zajmujący), a także cele stawiane pracownikowi. Teorię porównuje się do praktyki, czyli to, jak powinno być, szef zestawia z tym, jak pracownik wykonuje swoje zadania i jak się zachowuje. Oceniający przypatruje się więc, jaką wiedzę specjalistyczną posiada podwładny, jak sprawnie obsługuje maszyny i urządzenia, posługuje się wdrożonymi systemami. Pracownik jest także rozliczany z tego, jak rozumie dokumenty, które do niego trafiają, jak się wypowiada, odpowiada na pytania, reaguje na krytykę czy jakie przejawia inicjatywy. Warto podkreślić, że podczas oceny 360, otrzymuje feedback nie tylko od swoich przełożonych, ale także od współpracowników czy podwładnych.

System ocen okresowych to ważny element polityki personalnej i przede wszystkim istotne narzędzie managerskie służące do motywowania, wspierania w rozwoju oraz budowania kultury organizacyjnej opartej na wynikach. Warto włożyć więcej wysiłku w odpowiednie przygotowanie i wsparcie managerów w rozwijaniu umiejętności niezbędnych podczas oceny pracowniczej. Warto także być otwartym na ciągłe doskonalenie procesu, wprowadzanie w nim zmian szczególnie jeśli dostrzegamy w nim elementy nieefektywne. Umiejętne przeprowadzanie całej procedury powinno zaowocować korzyściami dla przedsiębiorstwa. Każdy zatrudniony wie, jaka jest jego rola i zna oczekiwania co do jakości jego pracy. Natomiast firma jako całość, może realizować swoje ambitne cele biznesowe.