Pierwsza linia frontu

Dobra sekretarka to taka, która poda Ci to, czego akurat potrzebujesz i odpowie na pytanie, zanim zdążysz je zadać. Znalezienie odpowiedniego kandydata na to stanowisko bywa niekiedy nie lada wyzwaniem dla pracodawcy.

Wbrew krzywdzącym stereotypom praca sekretarki czy asystentki wymaga szeregu kwalifikacji i kompetencji. Bardzo często wymagane są umiejętności twarde, takie jak biegła znajomość języków obcych, a także umiejętność posługiwania się szeregiem sprzętów biurowych. Powinna posiadać również wykształcenie i doświadczenie w pracach administracyjno-biurowych. Z miękkich umiejętności liczą się: dyskrecja, dyspozycyjność, komunikatywność, umiejętność pracy pod presją czasu i pod wpływem stresu, asertywność, systematyczność i odpowiedzialność. Istotna jest też prezencja, elokwencja i wysoka kultura osobista. Osoba piastująca stanowisko sekretarki niejednokrotnie jest także pierwszą osobą w firmie, z którą klient ma styczność. Ciąży więc na niej obowiązek dbania o dobry wizerunek firmy.

Opis stanowiska

Wiele osób nie zdaje sobie sprawy również z tego, jak istotna z punktu widzenia funkcjonowania całego przedsiębiorstwa jest właściwa osoba na tym stanowisku. Sekretarka to tak naprawdę pierwsza linia frontu. To ona dziennie odbiera dziesiątki, jak nie setki telefonów od klientów. Klientów nowych, starych, niezadowolonych i potrzebujących od nas czegoś ad hoc. Dzwonią z propozycjami nowej współpracy, z zapytaniami dotyczącymi naszych produktów/usług. Zdarza się, że dzwoni i konkurencja, by wybadać jak nam idzie interes. Asystentka musi być niezwykle czujna, spostrzegawcza, a jednocześnie kulturalna wobec każdego.

Sekretarka spełnia zatem rolę mechanizmu filtrującego pomiędzy interesantami a przełożonymi. To ona decyduje, która rozmowa zostanie przekierowana dalej, a która zostanie w odpowiedni sposób zakończona. Jej zadaniem jest zdiagnozowanie problemu i podjęcie decyzji. Czy koniecznym jest niepokojenie decyzyjnych osób w firmie, czy jest to sprawa marginalna, którą może się zająć we własnym zakresie.

Oczywiście zakres zadań na tym stanowisku różni się w zależności od firmy. Bardzo często w opisie stanowiska znajdziemy dodatkowe zadania administracyjne, z którymi na co dzień mierzy się asystentka. Zaliczymy do nich na pewno: zaopatrywanie biura w materiały biurowe, sporządzanie raportów, prowadzenie terminarza spotkań przełożonego czy organizacja wyjazdów służbowych.

Ile zatem zarabiają sekretarki, asystentki?

Jak wynika z najnowszego Raportu Płacowego Wiosna 2017 przygotowanego przez Advisory Group TEST Human Resources płace osób zatrudnionych jako specjalista ds. administracyjnych plasują się w przedziale od 3750 zł do nawet 6000 zł brutto w zależności od doświadczenia, wymagań czy odpowiedzialności na danym stanowisku. Dla asystentek przeciętne wynagrodzenie to 3900 zł brutto, sekretarki mogą liczyć na płace wynoszącą 3500 zł. Co istotne, coraz większa liczba pracodawców zaczyna doceniać pracę sekretarek i asystentek odpowiednio je wynagradzając. 10% firm w Polsce wycenia ich pracę powyżej 5000 zł.