Akcja – adaptacja!

Wdrożenie nowego pracownika powinno przebiegać na tyle szybko i sprawnie, jak to tylko możliwe. Każdy nowy pracownik to pewne zmiany, które mogę wpływać destabilizująco na pracę całej firmy. Jak sprawić, by nowa osoba szybko i płynnie wdrożyła się do pracy?

Zaplanować onboarding

Proces adaptacji nowych pracowników, gdy nie jest przeprowadzany właściwie może stać się czynnikiem rozpraszającym i dezorganizującym pracę całego zespołu. Dlatego tak istotne jest, by każda firma posiadała swój plan wdrożenia nowego pracownika. Podstawowym celem owego planu jest pełne przysposobienie do pracy nowej osoby, w sposób jak najbardziej szybki i efektywny, a zarazem kompleksowy i naturalny. Każdy najmniejszy błąd w procesie wdrażania, bardzo szybko odbije się czkawką. Może wpłynąć na późniejszą efektywności pracownika czy liczbę popełnianych błędów. Sprawi, że zatrudniona osoba nie będzie czuła przynależności do struktur firmowych. A stąd tylko krok do fluktuacji kadr. Warto zatem, by onboarding pracownika stał się udziałem i zasługą całego zespołu.

Plan wdrażania nowego pracownika, to proces, który w zależności od firmy, jej struktury organizacyjnej, danego stanowiska, czy doświadczenia pracownika, może przebiegać kilka dni, tygodni, a nawet miesięcy. Istotne, by w tym czasie zadziały się pewne procesy, wywołujące określone skutki. Większość pracowników preferowałaby znalezienie się w otoczeniu usystematyzowanym i zaplanowanym na realizację konkretnych celów niż w takim, w którym wszystko dzieje się samo z siebie, bez większego ładu i składu. Nie oznacza to jednak, że dobór metod, jak i sam plan muszą mieć sztywno określone ramy. Dobry plan wdrożenia nowego pracownika powinien charakteryzować się elastycznością, pod potrzebę zarówno osoby, jak i danej chwili. Różni ludzie mają różne tempo przyswajania wiedzy i rozwoju swoich umiejętności. Nie możemy także zapomnieć o stresie związanym z pierwszymi dniami w nowym miejscu pracy, udzielającym się niemalże każdemu debiutantowi.

Od czego zacząć?

Onboarding zacznijmy od spotkania nowego pracownika z jego bezpośrednim przełożonym. To właśnie w tym momencie powinniśmy przedstawić plan wdrożenia, z podziałem na role, etapy i czas. Przełożony wyznacza „Anioła”, czyli osobę, która zostaje opiekunem podczas pierwszych dni adaptacji nowego pracownika. Do zadań Anioła należy zaznajomienie nowicjusza z jego miejscem pracy, oraz najbliższymi współpracownikami. Ponadto wprowadzenie go we wszelkiego rodzaju regulaminy, procedury, dress code, jak i zwyczaje panujące w danej firmie, czy zespole. Głównym zadaniem jest jednak udzielanie życzliwych odpowiedzi na wszystkie pytania zadane przez debiutanta. W szczególności te, które mogą wydawać się oczywiste z punktu widzenia innych osób. Istotne jest, aby „aniołowaniem” zajmowała się osoba z odpowiednim stażem w firmie, znająca dokładnie jej historię, wewnętrzne struktury i standardy.

Dobrą praktyką, szczególnie zachęcającą potencjalnych kandydatów, jest stworzenie wewnątrz firmowej obiegówki. Jest to plan spotkań nowego pracownika z przełożonym, kierownikiem bądź managerem każdego działu w firmie. Obiegówka, w zależności od złożoności struktur firmowych, może dotyczyć całej firmy, danego jej departamentu, czy działu. Ważne, aby nowa osoba poznała pracę innych, zrozumiała ją i poczuła się częścią większego zespołu, w którym każdy element tworzy spójną całość. System też wpływa na umocnienie lojalności wobec firmy, ponieważ nowa osoba widzi możliwości dalszego rozwoju. Pozwala zrozumieć i docenić otwartość firmy oraz ciężką pracę innych osób. Kalendarz takich spotkań dla nowicjusza ustala jego Anioł w porozumieniu z osobami, które mają być elementami składowymi tejże obiegówki.

Istotne, by ustalić docelowy czas realizacji takich spotkań zapoznawczych. Optymalnym czasem wydaje się pierwsze pół roku pracy. W pierwszych dniach i tygodniach, warto spotkać się z osobami, które zaznajomią nas z kulturą organizacyjną i dobrymi praktykami w firmie. Opowiedzą także trochę o zabezpieczeniach, programach i wykorzystywanych systemach informatycznych oraz sposobie przepływu informacji. Później spotkania mogą odbywać się rzadziej i w większych grupach, zrzeszających nowych pracowników, co nie naruszy czasu pracy osób, które daną obiegówkę muszą poprowadzić.

Onboarding a wizerunek pracodawcy

Warto uznać, że nie zawsze szybko znaczy dobrze. Pamiętajmy, że im bardziej pracownik doceni firmę w pierwszych dniach pracy, tym większe będzie jego długotrwałe zaangażowanie w sprawy organizacji.

Tego typu działania bez wątpienia przynoszą również wymierne korzyści w kreowaniu pozytywnego wizerunku naszego przedsiębiorstwa. Nie tyle w wewnętrznych jego strukturach, co wśród naszych klientów i osób potencjalnie zainteresowanych pracą dla nas. Prosta organizacja dbałości o nowego pracownika od pierwszego dnia, pozwala mu szybciej wdrożyć się do efektywnej pracy. Firmie natomiast pozwoli zminimalizować ryzyko fluktuacji.