Efektywny zespół, czyli jaki?

Kluczem do osiągnięcia sukcesu w realizacji projektu jest efektywna praca zespołowa. Czym więc powinien charakteryzować się efektywny zespół, by stał się gwarantem sukcesu?

Cel

Priorytetem jest cel, który sam w sobie powinien być trudny do osiągnięcia, stanowiący wyzwanie. Istotne by cele przekształcane były w konkretne zadania, np. wprowadzenie systemu zarządzania wiedzą w firmie, przyspieszenie o 20% procesu wprowadzenia nowego produktu. Postawienie właściwie sformułowanego celu, pozwala określić i przydzielić zadania oraz pracę w zespole. W dalszej perspektywie pozwala dostrzec postęp, czy zweryfikować pojawienie się kolejnych kamieni milowych. Odpowiednio ujęty cel staje się misją zespołu, łączącą pracowników wokół zadania, wzbudzającą ich odpowiedzialność i zaangażowanie w realizację projektu.

Sposób

W pierwszych etapach pracy powinien zostać nakreślony powszechnie akceptowalny sposób pracy, znany każdemu zaangażowanemu w realizację projektu. Jego efektem, jest sprawne i rzetelne wywiązywanie się z uprzednio określonych zadań, zarówno w odpowiednim czasie, jak i ustalonej formie. Zadania winny być przydzielane uczestnikom odpowiednio do ich wiedzy, możliwości i umiejętności. 

Liczebność

Efektywność  najlepiej osiągnąć w zespole, który liczy maksymalnie 25 osób, uzupełniających się pod względem wiedzy i doświadczenia. Taka liczba pozwala w produktywny sposób zaplanować, a także zapanować nad wszystkimi elementami projektu. Niezbyt duża liczba osób pozwala na otwartą komunikację i płynną wymianę informacji w zespole.

Odpowiedzialność

Wartościowy zespół to również taki, który jest gotowy ponieść konsekwencje, gdy zawiedzie któryś z jego członków. Wspólna praca, wspólny sukces, a więc i wspólne (ewentualne) porażki. Efektywny zespół odpowiedzialny jest za pracę każdego z jego członków. To także odpowiedzialność, którą czuje jednostka za wspólną pracę. Bycie częścią takiego zespołu to poświęcanie czasu i  uwagi na doskonalenie nie tylko siebie, ale również innych współpracowników.

Zaangażowanie

Zaczynając tworzyć zespół aspirujący do najwyższej wydajności, musimy zdawać sobie sprawę, że jego sukces zależy od zaangażowania ludzi. Odpowiedzialność wynikająca ze współtworzenia skłania do znacznie wyższego zaangażowania, niż odpowiedzialność oparta tylko na poczuciu obowiązku. Istotne jest zatem dbanie o właściwą atmosferę w grupie oraz eliminowanie wszelkiego rodzaju konfliktów i sporów, wpływających destabilizująco na pracę całego zespołu.

Połączenie idealne

Sukces zespołu zależy przede wszystkim od jasnego sformułowania ambitnego celu, odpowiedniego określenia zadań, zasad pracy, wielkości, struktury oraz zakresu odpowiedzialności członków. To również ogrom pracy włożony we wzmocnienie więzi emocjonalnych wśród wszystkich uczestników projektu. Uzyskanie odpowiedniego zaangażowania i poczucia odpowiedzialności za projekt, to cele, które powinny być priorytetami dla każdego Project Managera, chcącego stworzyć efektywny zespół. Brak czy zlekceważenie któregokolwiek z wyżej wymienionych elementów, przyniesie prędzej czy później wiele problemów, które przerodzić się mogą nawet w porażkę całego projektu. 

Pamiętajmy, że istnieje wiele narzędzi, które mogą pomóc w poprawie efektywności zespołu. Jednym z nich jest ocena 360, która ma formę wielowymiarowego feedbacku. Na jego podstawie można dostrzec luki w pracy jednostki lub grupy, wprowadzać zmiany i planować rozwój.