Jak ujarzmić zespół rozproszony, czyli o komunikacji słów kilka

W czasach, gdy globalizacja zatacza coraz większe kręgi, nieustannie rośnie znaczenie pracy zdalnej. Bo skoro Internet daje nam możliwość współpracy z ludźmi z każdego zakątka świata, a swoje obowiązki możemy wykonywać w dowolnym miejscu i czasie, to dlaczego by z tego potencjału nie korzystać? I choć takie rozwiązanie ma wiele zalet, pracodawcy coraz częściej borykają się z idącymi za nim nowymi wyzwaniami. Jednym z nich jest kwestia komunikacji w zespole rozproszonym – czyli takim, który składa się właśnie z podwładnych pracujących zdalnie.

(Nie)porządek w zespole

Czy zarządzanie zespołem rozproszonym jest takie samo, jak zespołem pracującym stacjonarnie? Teoretycznie przecież, menedżer tu i tu rozdziela podobne zadania, tu i tu pracownicy muszą także w pewnym stopniu porozumiewać się ze sobą. Odpowiedź na powyższe pytanie nie jest jednak taka prosta, jak się wydaje: w jednych przypadkach to zarządzanie może być bowiem łatwiejsze, a w innych nieco trudniejsze. Jak zwykle, wszystko zależy oczywiście od branży, specyfiki firmy itd. Przykładowo, jeśli dany projekt wymaga wzmożonej pracy zespołowej, a pracownicy pochodzą z różnych zakątków kraju (lub świata), planowanie i kontrola ich pracy z pewnością nie należy do najprostszych. Gdy z kolei praca jest nieco bardziej indywidualna, a pracownicy nie muszą kontaktować się ze sobą nawzajem, takie rozwiązanie może być nawet wygodniejsze niż tradycyjna forma zatrudnienia.

Niezawodna sieć komunikacji

Największym wyzwaniem w przypadku zespołów rozproszonych, jest zbudowanie złożonej sieci komunikacyjnej, która zapewni podwładnym możliwość szybkiej i skutecznej wymiany zdań. Komunikacja w zespole rozproszonym nie jest bowiem prosta – pracowników dzieli „mur” w postaci ograniczenia kontaktów niemal wyłącznie do sfery wirtualnej (a czasem pojawia się także bariera językowa, np. wszyscy muszą porozumiewać się po angielsku, a nie w swoim ojczystym języku). By nieco zmniejszyć ryzyko wystąpienia pewnych niepowodzeń, wielu pracodawców decyduje się na budowanie zespołów tylko częściowo rozproszonych. W Polsce istnieją przedsiębiorstwa, w których jedynie część zespołu pracuje zdalnie, w wielu przypadkach pracownicy spotykają się też kilka razy w miesiącu, by ustalić pewne ważne szczegóły projektów. Równie często zdarzają się jednak całkowicie wirtualne zespoły, których członkowie nigdy nie spotkali się „na żywo”. W obu tych typach możliwe jest jednak zbudowanie sprawnej, niezawodnej sieci komunikacyjnej.

Po pierwsze: narzędzia

Co stanowi podstawę systemu komunikacji w zespole rozproszonym? Każdy, kto miał już do czynienia z pracą w takich warunkach, bez wahania powiedziałby, że chodzi o dobre narzędzie komunikacyjne. Może to być aplikacja lub program, który umożliwi członkom zespołu sprawną wymianę zdań – bez długiego oczekiwania na czyjąś odpowiedź. Taką możliwość daje m.in. znany wszystkim Skype, czyli komunikator do rozmów audio i video. Dzięki niemu, można zorganizować „konferencję” z pracownikami w celu omówienia konkretnego tematu. Takie rozwiązanie sprawdza się w każdym rodzaju firm: zarówno tych, które zatrudniają część zespołu stacjonarnie, jak i tych, w których wszyscy pracują wyłącznie za pośrednictwem sieci. Komunikacja w takim zespole powinna przebiegać sprawnie i efektywnie, a same komunikaty muszą być zwięzłe i treściwe. Z tego względu, rozwiązanie takie jak Skype, jest znacznie lepsze niż korzystanie z tradycyjnej drogi mailowej, gdzie na odpowiedź trzeba czasem czekać bardzo długo, a zdania nie zawsze sformułowane są w sposób dostatecznie jasny.

Po drugie: podział zadań

Inną rzeczą, która pełni bardzo istotną rolę w komunikacji zespołu rozproszonego, jest sposób rozdzielania zadań. Współpracujący członkowie zespołu muszą bowiem dokładnie wiedzieć, jakie obowiązki do nich należą, ile mają czasu na wykonanie konkretnych zadań oraz kogo mogą ewentualnie poprosić o pomoc. W zarządzaniu zadaniami, a co za tym idzie – sprawnej komunikacji podczas ich wykonywania – również bardzo pomocne są różnego rodzaju aplikacje. Jednym z popularnych narzędzi jest m.in. Trello, czyli darmowa aplikacja online, gdzie można tworzyć „tablice” z zadaniami i sprawnie je modyfikować. Innym, nieco bardziej rozbudowanym systemem, jest także platforma Redmine. Umożliwia ona nie tylko precyzyjne przydzielanie zadań, ale także pozostawienie notatek, wgranie pliku, a nawet zapis czasu, jaki przeznaczony został na ukończenie konkretnej czynności.

Po trzecie: zwięzłość

Narzędzia automatyzujące pracę „na odległość” i usprawniające komunikację, często okazują się niezastąpione nie tylko dla samych pracowników, ale także dla menedżera. Dzięki nim, może on łatwo i skutecznie sprawdzić, jak przebiega praca nad danym projektem – bez nieustannego dzwonienia do pracowników na Skypie czy pisania do nich maili z pytaniami. Warto bowiem pamiętać, że w komunikacji w zespole rozproszonym liczą się przede wszystkim konkrety – a zwięzły, klarowny przekaz jest w tym wypadku na wagę złota. Przy dobrej organizacji, zespół rozproszony może pracować bardzo efektywnie, przynosząc firmie wymierne zyski. A warto wiedzieć, że możliwość zwerbowania do pracy osób z każdego zakątka świata, otwiera przed firmą wiele nowych możliwości – gra zdecydowanie jest więc warta świeczki.