Czy komunikacja wewnętrzna może wpłynąć na zaangażowanie pracowników?

Pracownik to największy zasób organizacji – to dzięki niemu możliwy jest wzrost firmy oraz generowanie zysków. Jeśli nie angażuje się on w wykonywanie swoich obowiązków, jego produktywność spada. Co więcej może przyczyniać się też do tworzenia strat dla organizacji, poprzez popełnianie błędów w pracy. Na zaangażowanie wpływ ma wiele czynników – poczynając od wynagrodzenia, na atmosferze panującej w przedsiębiorstwie kończąc. Tymczasem jednym z nich jest również komunikacja wewnętrzna, o której to wiele firm zapomina.

Czemu warto dbać o komunikację wewnętrzną?

Rolą komunikacji wewnętrznej jest stały przepływ informacji o tym, co się dzieje w organizacji, zarówno pomiędzy kadrą zarządzającą a pracownikami, jak i pomiędzy samymi pracownikami. Zatrudnieni o ważnych decyzjach nie powinni dowiadywać się z niesprawdzonych źródeł lub od osób trzecich. Dodatkowo powinni oni być w stanie przekazywać swoje opinie, obserwacje i komentarze do osób decyzyjnych – komunikacja wewnętrzna to dialog pomiędzy wszystkimi komórkami przedsiębiorstwa, zarówno w hierarchii pionowej, jak i poziomej.

Jakie są jednak mierzalne korzyści z prowadzenia świadomych działań mających na celu poprawę tej komunikacji? Bycie transparentnym powoduje wzrost zaufania do firmy. Nie ma miejsca na niedomówienia, czy powstawanie plotek – każdy doskonale wie, jaki jest cel i misja firmy oraz jaka jest kondycja organizacji. Dzięki temu budowane jest przywiązanie pracowników do przedsiębiorstwa – chcemy znać ich zdanie i uważamy, że są na tyle ważni, by znać informacje, które w innych miejscach mogą być zarezerwowane wyłącznie dla kadry zarządzającej. Efektem tego jest spadek poziomu rotacji oraz chęć promowania firmy, co z kolei buduje wizerunek pracodawcy i ułatwia rekrutację.

Wszystkie te kwestie przekładają się na wzrost zaangażowania – pracownik czuje, że jego działania mają sens i wie, jaki jest ich wpływ na firmę. Dzięki poczuciu przywiązania więcej energii wkłada w wykonywanie zadań, a zaufanie do organizacji dodatkowo to wzmacnia. Zatrudnieni identyfikują się z firmą, dzięki czemu chcą brać odpowiedzialność za jej losy.

Jak poprawić komunikację w organizacji?

Co jednak dzieje się w sytuacji, kiedy komunikacja wewnętrzna u nas nie działa? W organizacji takiej panuje chaos – każdy posiada jedynie szczątkowe informacje, które nie ukazują całego obrazu. Powstają plotki, które dodatkowo dezorientują pracowników. Nie ma zaufania – firma oraz jej decyzje przestają być wiarygodne. To wszystko przekłada się na spadek motywacji – kiedy nikt nie liczy się ze zdaniem pracowników, przestają oni pracować wydajnie. Dodatkowo spada ich lojalność wobec firmy, co przekłada się na większą liczbę odejść.

Najrozsądniejszym dla pracodawcy rozwiązaniem, jest więc prowadzenie poprawnej komunikacji wewnętrznej. Aby to osiągnąć, dobrym pomysłem jest przeprowadzenie audytu komunikacji. Jest to badanie, dzięki któremu oceniamy przejrzystość komunikacji oraz stosowane narzędzia, a także ich odbiór przez pracowników. Po audycie otrzymujemy raport ze zdefiniowanymi problemami oraz propozycją rozwiązań.
Audyt komunikacji możemy również przeprowadzić podczas restrukturyzacji lub fuzji, a także w celu wprowadzenia zmian w obecnej polityce komunikacji lub by ocenić niedawno wprowadzone transformacje.

O czym należy pamiętać dbając o komunikację wewnętrzną?

Wprowadzając działania mające usprawnić poziom komunikacji w naszej firmie musimy pamiętać, że zawsze powinna ona być dopasowana do odbiorcy – zastanówmy się więc, kim są nasi pracownicy i w jaki sposób ze sobą rozmawiają. Dopasujmy następnie język oraz narzędzie do naszej grupy docelowej.

Samych narzędzi do wyboru mamy wiele – tradycyjne tablice ogłoszeń i plakaty, nowoczesne metody elektroniczne (np. intranet, firmowe telewizje), a także takie stawiające na kontakt z ludźmi (osobiste spotkania z managerami). Ważnym jest jednak, by nie korzystać ze wszystkiego na raz – przesyt zrodzi chaos i duże koszta. Najważniejsze jest więc znalezienie złotego środka – tak by komunikat dotarł do odbiorcy, ale przy tym nie przeciążył go nadmiernymi bodźcami.