Jak sprawdzić referencje przyszłego pracownika?

Firmy bardzo często otrzymują dziesiątki, a nawet setki aplikacji od osób zainteresowanych pracą.  Osoba rekrutująca w pierwszej kolejności sprawdza czy kandydat spełnia wymagania na aplikowane stanowisko – czy posiada odpowiednie wykształcenie, doświadczenie zawodowe, umiejętności. To naturalny proces. Na rozmowę kwalifikacyjną nie sposób zaprosić wszystkich, którzy przesłali dokumenty aplikacyjne. Osoby, które najlepiej spełniają oczekiwania pracodawcy, przechodzą do dalszego etapu rekrutacji. Tutaj pojawia się moment weryfikacji umiejętności kandydata. Sprawdzenie dotychczasowego przebiegu zatrudnienia na podstawie życiorysu, może okazać się niewystarczające, a ważniejsze okaże się sprawdzenie referencji z poprzednich miejsc pracy. Jak zbierać opinie o kandydatach, by pomogły nam dokonać właściwego wyboru?

Czym są referencje?

Referencje dla pracownika to nic innego, jak opinia na jego temat. Jest to rodzaj rekomendacji do nowej pracy. Wystawiane są zazwyczaj przez byłego pracodawcę lub bezpośredniego przełożonego z poprzedniego miejsca zatrudnienia. Po zakończeniu współpracy przygotowuje on swego rodzaju informację zwrotną, w której zawiera spostrzeżenia na jego temat. Dzięki referencjom możemy nie tylko zweryfikować dane z CV. Opinie byłych pracodawców to źródło cennych informacji na temat kompetencji miękkich, relacji w zespole czy osobowości kandydata. Są ważnym elementem weryfikacji w procesie rekrutacyjnym i jeśli chcemy, by kandydat był dopasowany do naszej organizacji pod każdym względem, zdecydowanie powinniśmy wsłuchać się w głosy innych.
Referencje wystawia zazwyczaj były pracodawca lub przełożony. To jednak nie jedyne opcje. Po odbyciu stażu lub praktyki, list polecający może przygotować opiekun stażu lub jeden z przedstawicieli kadry kierowniczej danego przedsiębiorstwa lub instytucji. Ten rodzaj rekomendacji nie ogranicza się również do świata pracy. Również po odbyciu wolontariatu można poprosić o rekomendacje. Co więcej, opinię może napisać także prezes koła naukowego lub promotor ze studiów. Nie zawsze istnieje potrzeba, aby wszystkie referencje dołączać do swoich dokumentów w pierwszym etapie procesu rekrutacyjnego. Na samym początku kandydat może na końcu swojego CV dodać informacje, iż przedstawi referencje na życzenie. 

Dlaczego warto zweryfikować referencje?

Osoby rekrutujące wiedzą, że spora część referencji pisana jest przez… pracowników samodzielnie. Dzieje się tak wtedy, kiedy pracodawcy nie mają czasu na to, by referencje napisać samodzielnie. Zlecają więc pracownikowi stworzenie materiału, pod którym się podpisują. Efekt? Referencje niekoniecznie odzwierciedlają rzeczywistość, zwłaszcza, że raczej piszemy w nich rzeczy pozytywne. Kandydaci dość często naciągają prawdę wydłużając swój staż pracy w danej firmie lub dodając sobie kompetencji, czy to poprzez samowolną zmianę nazwy stanowiska pracy, czy poprzez dodanie sobie obowiązków, których w rzeczywistości nie wykonywali. Bywa również i tak, że referencje tworzone są według jednego wzoru i nikt nie dopasowuje ich do określonego pracownika. Pamiętajmy też, że na opinię o byłym pracowniku mogą wpływać różne czynniki – również sympatie i antypatie. Jeśli np. dostarczone przez kandydata referencje papierowe budzą wątpliwości, osoba rekrutująca może chcieć zweryfikować to, czy podana współpraca miała miejsce.

Weryfikacja referencji

Najszybsze sprawdzenie kandydata może nastąpić już na początku procesu rekrutacji, podczas procesu Direct Search. Jest to sprawdzona metoda rekrutacji kandydatów na stanowiska managerskie i kluczowe stanowiska specjalistów o unikatowych kompetencjach zawodowych. Direct Search opiera się na bezpośrednich poszukiwaniach w firmach w całej Polsce. Daje kompleksowe informacje na temat zatrudnionego kandydata, jego mocnych stron, ale także obszarów wymagających doskonalenia, znajomości branży, kontaktów i sprawdzonych sposobów działania w biznesie. Obecnie, powszechne stało się wykorzystywanie przez rekruterów, w procesie pozyskiwania najlepiej dopasowanych do oczekiwań firm kandydatów, biznesowych mediów społecznościowych. W Polsce, do najbardziej popularnych portali należą międzynarodowy LinkedIn i polski Goldenline. Ze względu na swój biznesowy charakter, najczęściej swoje profile zawodowe zakładają tu osoby z poziomu co najmniej asystenta bądź specjalisty, a także managerowie, dyrektorzy, członkowie zarządu czy prezesi. Jeżeli kandydat stworzył profil na jednym z wymienionych serwisów, możemy dowiedzieć się m.in., gdzie ostatnio pracował i w jakim stopniu zna np. język angielski. Dane zamieszczone na portalu możesz porównać z referencjami, które zostały przez niego zamieszczone w CV. 

Portale pozwalające rozwijać sieć kontaktów zawodowo-biznesowych są tak skonstruowane, że każdy użytkownik może zostać oceniony przez swoich poprzednich przełożonych lub współpracowników. Takie oceny to faktycznie referencje, które mogą ułatwić podjęcie decyzji o zatrudnieniu wybranego kandydata. 

Dobry rezultat może dać również rozmowa z poprzednim pracodawcą. Z punktu widzenia potencjalnego pracodawcy, bezpośrednie zapytanie o obowiązki zawodowe, doświadczenie i umiejętności kandydata bywa bezcenne. Taka rozmowa bardzo często pozwala rekruterowi stwierdzić czy faktycznie znalazł osobę, której poszukuje. 

RODO, a sprawdzanie kandydata  

Po wejściu w życie RODO, czyli Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, kandydat w dalszym ciągu będzie mógł przedłożyć referencje. Więcej wątpliwości budzi, czy można takie referencje weryfikować u byłego pracodawcy? Tak, ale tylko w zakresie wskazanym przez samego kandydata i za jego wyraźną zgodą. Oznacza to, że firma nie będzie mogła dowiedzieć się, np. o okolicznościach zakończenia współpracy z byłym pracodawcą, jeżeli nie jest to ujęte w przedłożonej referencji.  Obie strony, tzn. sprawdzający referencje i były pracodawca, muszą uważać, aby w trakcie weryfikacji nie przekazywać lub nie pozyskiwać informacji, do których nie są upoważnieni przez pracownika. 

Dla firmy błędna decyzja rekrutacyjna to ogromy koszt, zatem coraz więcej firm, decyduje się na dodanie tego elementu do rekrutacji by zminimalizować ryzyko błędu. Nierzadko opinię o kandydacie uzyskuje się jeszcze przed zaproszeniem go na spotkanie rekrutacyjne. Pamiętajmy, że sprawdzanie referencji to tylko jedno z narzędzi rekrutacyjnych, ale w połączeniu z wyczerpującym wywiadem kompetencyjnym może zaprowadzić nas do dobrego wyboru w procesie rekrutacji.