Wirtualne zespoły – jak funkcjonują i na co trzeba zwracać uwagę?

Wraz ze zmianami zachodzącymi współcześnie w otoczeniu przedsiębiorstw, zmienia się forma i uwarunkowania pracy zespołowej. Po pierwsze, coraz większym problemem staje się dostęp do wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Po drugie, zespół pracowników danego przedsiębiorstwa nie zawsze jest w stanie podołać wyznaczonym zadaniom, ponieważ do ich realizacji potrzebni są eksperci z różnych dziedzin. Na zmiany w organizacji pracy wpływa także rozwój technologii teleinformatycznych, który sprawia, że komunikacja na odległość nie jest przeszkodą w efektywnej pracy. W związku z tym firmy coraz częściej decydują się na wirtualną współpracę, zatrudniając osoby przebywające w różnych częściach kraju, a nawet świata. Jak funkcjonują wirtualne zespoły i na co zwracać uwagę, by działały sprawnie?

Czym jest wirtualny zespół?

W zasadzie jest bardzo podobny do tradycyjnego zespołu – w jednym i w drugim przypadku mamy do czynienia z przełożonym i podwładnym, z pracodawcą i z pracownikiem, a także z respektowaniem prawa pracy przez obie strony kontraktu. Zdefiniowane są role członków zespołu oraz zasady wzajemnej współpracy, po to by osiągnąć wspólny cel. Zespół wirtualny wyróżnia brak jednej lokalizacji, a tym samym bezpośredniego kontaktu pomiędzy jego członkami. Mogą oni pracować w dużym rozproszeniu geograficznym – w różnych miastach, krajach, czy też kontynentach, co sprowadza się do pracy w odmiennych godzinach, a nawet strefach czasowych. Zespoły wirtualne zazwyczaj tworzy się pod konkretne projekty. Poszukuje się określonych, wysoko wyspecjalizowanych pracowników, którzy wspólnie tworzyć będą określone wcześniej zadania projektowe.

Dlaczego powstają wirtualne zespoły? W sytuacji, gdy na lokalnym rynku brakuje specjalistów, w ramach jednego oddziału firmy czy organizacji, nie da się stworzyć grupy, która będzie w stanie sprostać określonemu zadaniu. Czasem specyfika projektu wymaga zorganizowania międzynarodowej kooperatywy. Wówczas przedsiębiorstwo decyduje się utworzyć zespół wirtualny, odległy od siebie miejscem pobytu, szerokością geograficzną, czy kulturą, ale spójny pod względem wiedzy. Ze względu na rozwój technologii komunikacyjnych: internetowych aplikacji wideokonferencji, telekonferencji, możliwość jednoczesnej pracy zdalnej na wspólnych dokumentach, dostęp online do systemów zarządczych, zespoły wirtualne stają się coraz bardziej popularne.

Zalety i wady wirtualnego zespołu

Praca zdalna ma niewątpliwie wiele zalet.  Pierwszą i często wymienianą jest redukcja kosztów. W przypadku tworzenia wirtualnego zespołu, w którym każdy z jego członków pracuje we własnym zakresie, odpadają koszty wynajmu biura czy zabezpieczenia socjalnego w miejscu pracy. Drugim ważnym czynnikiem decydującym o zatrudnianiu wirtualnych pracowników, jest dostęp do wysokiej klasy specjalistów, których brakuje na lokalnym rynku, a którzy z różnych powodów nie mogą być relokowani. Szczególnie dotyczy to branży IT, która zmaga się z dużym niedoborem talentów. Poprzez ofertę pracy zdalnej przedsiębiorstwo może nie tylko znaleźć specjalistów, ale także zatrudnić przedstawicieli lokalnych (handlowców, konsultantów), poszerzając tym samym swoje możliwości rynkowe. Ponadto, dzięki tworzeniu wirtualnych zespołów firma ma możliwość zatrudniania osób, które nie mogą pracować w określonych godzinach pracy, ze względu na pełnione obowiązki np. matki małych dzieci, osoby niepełnosprawne.

Musimy jednak pamiętać, że wirtualny zespół to nie tylko korzyści. To także problemy, występujące zdecydowanie rzadziej w przypadku zespołów tradycyjnych. Główną trudnością jest komunikacja. Nie chodzi tu o kwestie techniczne, a o problematykę zarządzania wirtualnym zespołem i budowanie poczucia przynależności jego członków do firmy. Wideokonferencja to jednak nie to samo co realne spotkanie czy zebranie, ma swoje ograniczenia związane ze stylem kierowania i przywództwa – delegowanie, monitorowanie i informacje zwrotne wymagają bardziej elastycznego podejścia. Problemy dotyczą także oceny kompetencji i motywacji pracowników. Managerowie „na odległość” mają ograniczone możliwości rozpoznawania potrzeb pracowników, wspierania ich i reagowania na sytuacje kryzysowe.

Na co zwracać uwagę podczas tworzenia wirtualnego zespołu?

Kluczem do sukcesu, przy tworzeniu takiego zespołu jest zadbanie o warunki pracy i jej proces, zasoby ludzkie, a także dokładne zdefiniowanie zadań dla poszczególnych członków. Wyjątkowo starannie określić należy profile, nie tylko w aspekcie wiedzy i doświadczenia, ale także psychologiczne kandydatów. W przypadku zespołu wirtualnego ogromnie ważna jest samodyscyplina. Fachowa wiedza i niezbędne umiejętności nie wystarczą, by dobrze poradzić sobie w pracy o charakterze zdalnym. Choć za pomocą nowoczesnych narzędzi telekomunikacyjnych, współpracownicy są w stałym kontakcie, znaczną część pracy wykonują samodzielnie, bez kontroli przełożonych. Osoby niesamodzielne, które nie mają w sobie samodyscypliny i obawiają się wziąć odpowiedzialności za swoją część zadania, z pewnością nie będą dobrze czuły się w takiej strukturze.

Praca w zespole wirtualnym, szczególnie jeśli tworzą go ludzie różnych kultur i narodowości, może okazać się problematyczna. Istnieje wiele barier (różne języki, kultura pracy, zwyczaje), o których trzeba pamiętać i uwzględnić je już na etapie tworzenia zespołu. Należy więc określić jasne zasady współpracy, zadania, sposób komunikowania czy rozliczania pracy. Przy określaniu reguł pracy zespołu wirtualnego, przydatne będzie badanie kultury organizacji. To unikatowe narzędzie służy głębszemu poznaniu firmy, specyfiki jej funkcjonowania oraz integracji potrzeb przedsiębiorstwa z celami i potrzebami pracowników.

Niezwykle ważne jest wybranie na menangera projektu czy też jej koordynatora odpowiedniego człowieka. Musi to być osoba, która doskonale rozumie założenia i cele projektu, ale też budzi zaufanie, potrafi zmotywować zespół i w odpowiedni sposób kontrolować, by rozsiani po świecie współpracownicy, wywiązywali się ze swoich zadań.

Każda struktura ma swoje wady i zalety. Wirtualny zespół to przede wszystkim możliwość dotarcia do najlepszych specjalistów. To również ograniczenie czasu potrzebnego na wykonanie zadania – nie tracimy go na zebranie pracowników w jednym miejscu. Jednocześnie ta forma pracy wiąże się z redukcją kosztów. Z drugiej strony są jednak wspomniane już trudności w pogodzeniu stylu pracy ludzi różnych kultur, ich zwyczajów i częściowo problemów wynikających z posługiwania się różnymi językami. Pewnym problemem mogą też okazać się różnice czasowe i kontrola nad pracownikami. Mimo tych trudności, rozważne zaplanowanie działania takiego zespołu powoduje, że w wielu sytuacjach powołanie wirtualnego zespołu to zdecydowanie najtańszy, najefektywniejszy i najszybszy sposób realizacji projektów.